Hausverwaltungen
Kleine und mittlere Verwaltungen mit Wohnungseigentum, die eine Software suchen, die ihnen beim Abrechnen nicht im Weg steht und deren Zahlen in der Versammlung tragen.
WEG- und Mietverwaltung
Verwaltungssoftware, die jede Zahl erklären kann.
digoCockpit führt WEG- und Mietverwaltung auf einem einzigen Datenbestand. Jeder Stammdatenwert gilt für einen Zeitraum, im Hauptbuch wird nichts gelöscht, und der Rechenweg einer Abrechnung steht auf dem Papier, das der Eigentümer in der Hand hält. Entstanden ist die Software dort, wo sie auch benutzt wird, in einer Frankfurter Hausverwaltung.
33
Bausteine, von den Stammdaten bis zu den Portalen
3.346
automatisierte Prüfungen laufen vor jeder Änderung durch, vollständig
1
Datenbestand, auf den alle 33 zugreifen
0
gelöschte Buchungen, korrigiert wird per Gegenbuchung
33 Bausteine, und alle lesen dieselbe Einheit, denselben Eigentümer, dieselbe Buchung und dasselbe Konto.
Für wen
Für Verwaltungen, die ihre Software längst wechseln wollten.
Die meisten Programme in diesem Markt sind über Jahrzehnte gewachsen. Dieselbe Anschrift will an mehreren Stellen gepflegt werden. Eine Abrechnung sieht zwei Jahre später anders aus als beim Versand. Und wenn in der Versammlung jemand fragt, warum die Heizkosten so hoch sind, findet man die Antwort nicht im System, sondern im Ordner. digoCockpit ist gebaut worden, weil eine Verwaltung ihr altes Programm leid war.
Eigentümergemeinschaften
Gemeinschaften auf Verwaltersuche, denen es nicht gleichgültig ist, womit dort gearbeitet wird. Am Jahresende soll eine Abrechnung kommen, die sich erklären lässt.
Wer selbst verwaltet
Eigentümer größerer Bestände, die in Eigenregie verwalten. Die Pflichten sind dieselben wie beim gewerblichen Verwalter, die Ausstattung ist es selten.
Der Unterschied
Ein Bestand, eine Wahrheit.
Der wichtigste Unterschied ist keiner, den man auf einem Bildschirm sieht. Er liegt darunter. Objekt, Einheit, Person und Beteiligung existieren genau einmal, und jeder Baustein verweist auf diese eine Stelle.
- Ein Eigentümerwechsel wird einmal gepflegt und wirkt sofort überall.
- Nachts läuft kein Abgleich zwischen Bereichen, der stillschweigend scheitern könnte.
- Eine Zahlung, die einen Posten schließt, gelingt vollständig oder gar nicht. Halbe Zustände gibt es nicht.
TabelleWE 4
PostfachWE 4
OrdnerWE 4
ZettelWE 4
Ihr ProgrammWE 4
Das Programm davorWE 4
WE 4
Der Kreislauf des Geldes
Vom beschlossenen Hausgeld bis zur Abrechnungsspitze, ohne Bruchstelle.
Fünf Schritte, die jeden Monat laufen. Miteinander reden sie nicht über Dateien, sondern über das Buch, in das sie alle schreiben.
- 01
Der Plan steht
Der Wirtschaftsplan legt das Hausgeld je Einheit fest. Am Monatsersten steht die Forderung von selbst da.
- 02
Das Geld kommt
Die Lastschrift zieht ein, was fällig ist. Zweimal in denselben Einzug kann ein Posten nicht geraten.
- 03
Der Auszug wird gelesen
Der Bankabgleich ordnet die Eingänge den offenen Posten zu. Teilzahlungen fallen dabei nicht hinten runter.
- 04
Rechnungen gehen raus
Eingangsrechnungen werden gebucht und überwiesen, wenn Sie mögen direkt über die Bankschnittstelle.
- 05
Am Jahresende stimmt es
Die Abrechnung rechnet gegen genau dieses Soll. Heraus kommt je Einheit die Abrechnungsspitze, über die dann beschlossen wird.
Drei von acht
Drei Punkte zum Nachstellen
Unser Vergleich zielt auf das, was in dieser Branche üblich ist. Ein bestimmtes Produkt nennen wir nicht, weil wir über dessen Einstellungen nichts wissen. Vier der acht Punkte können Sie in wenigen Minuten an Ihrem eigenen System nachstellen, ohne dort etwas zu ändern.
01
Der Rechenweg
In verbreiteter Praxis
Nur der Betrag. Wie er zustande kam, weiß das Programm, und im Zweifel rechnet jemand von Hand nach.
In digoCockpit
Jeder Betrag steht mit seiner Grundlage auf dem Papier, bis zur einzelnen Zählernummer.
02
Der Datenbestand
In verbreiteter Praxis
Mehrere Stellen, je Bereich eine. Ein Abgleich hält sie gleich, bis er es einmal nicht tut.
In digoCockpit
Eine Stelle. Objekt, Einheit, Person und Beteiligung liegen einmal, jeder Baustein verweist darauf.
03
Alte Abrechnungen
In verbreiteter Praxis
Der von heute. Stammdaten werden überschrieben, und die neu erzeugte Ansicht rechnet mit den Werten von jetzt.
In digoCockpit
Der von damals. Eigentümer, Anteil und Schlüssel gelten je Zeitraum, und eine abgeschlossene Abrechnung ist zusätzlich eingefroren.
Der Umfang
Was eine Verwaltung tut, und wo es in der Software steht
Fünf Aufgaben, wie sie in einer Verwaltung anfallen. Hinter jeder steht ein Ablauf, hinter jedem Schritt des Ablaufs ein einzelner Baustein.
Das Hausgeld kommt herein.
Der Wirtschaftsplan übergibt der Lastschrift eine Forderung, die Lastschrift der Bank eine Anweisung, die Bank dem Abgleich einen Auszug. Zwei Wege gibt es hier, weil Hausgeld und Miete verschieden entstehen und ab dem Einzug denselben Lauf nehmen.
Die Rechnungen gehen hinaus.
Von der Eingangsrechnung bis zur Überweisung. Daneben läuft die eigene Honorarabrechnung, auf demselben Weg wie jede fremde Rechnung auch.
Am Jahresende geht alles auf.
Mehrere Wege laufen hier auf dasselbe Papier zu. An dieser Aufgabe hängen die meisten gesetzlichen Pflichten, und hier zahlt es sich aus, dass alle Zahlen aus einem Bestand kommen.
Der Rest des Alltags.
Drei Stränge nebeneinander: das Beschlusswesen, der Alltag, den eine Frist oder eine Meldung auslöst, und die Ablagen, auf die beides zugreift.
Andere sehen selbst nach.
Drei Zugänge auf einen Bestand, jeder gefiltert auf das, was der Angemeldete sehen darf. Wie weit dieser Ausschnitt reicht, entscheidet die Berechtigung, und geprüft wird sie bei jeder Anfrage neu.
Die Probe aufs Exempel
Eine Software, die fremdes Geld bewegt, muss sich prüfen lassen.
Dass sie funktioniert, reicht nicht; es muss sich zeigen lassen. Vor jeder Änderung läuft deshalb dieselbe vollständige Prüfung, jede Abrechnung wird gegen eine Handrechnung gestellt, und die Zahlungswege sind mit echtem Geld gegen eine echte Bank gefahren worden.
- 3.346 automatisierte Prüfungen vor jeder Änderung, ohne Auswahl.
- Die Wärmekostenabrechnung ist an echten Daten gegen eine Handrechnung gestellt worden, 32 Einzelbeträge, cent-genau.
- Lastschrift, Überweisung und Echtzeitüberweisung laufen im Betrieb über die Bankschnittstelle, einschließlich der Fälle, in denen die Bank ablehnt.
- Jeder fertige Bauabschnitt geht ein zweites Mal durch die Prüfung, diesmal mit dem Auftrag, die eigenen Behauptungen zu widerlegen.
Der nächste Schritt
Sehen Sie es sich an, an echten Fällen.
Eine Vorführung dauert eine Stunde und läuft an einem Objekt entlang, das Ihrem ähnelt. Wirtschaftsplan aufstellen, Hausgeld einziehen, einen Kontoauszug einlesen, eine Handwerkerrechnung bezahlen, am Ende abrechnen. Bringen Sie den Fall mit, an dem Ihre heutige Software regelmäßig scheitert.